Електронний каталог бібліотеки

 

Комп’ютеризація бібліотечних процесів – важлива складова розвитку шкільних бібліотек. Вона забезпечує інформаційне обслуговування вчителів та учнів, формування інформаційної культури школярів.

У зв’язку із комп’ютеризацією суспільства, вдосконаленням навчально-виховного процесу, автоматизації бібліотечних процесів та створенням електронних каталогів перед шкільною бібліотекою постають наступні завдання:

-  Створення відповідних умов для навчання та роботи в приміщенні бібліотеки;

-  Оснащення приміщення бібліотеки комп’ютерною технікою та підключення до інформаційної мережі Інтернет;

-  Підвищення професійної компетентності бібліотекаря школи (гімназії), виходячи з умов забезпечення бібліотеки комп’ютерною технікою та виходом до всесвітньої мережі;

- Створення електронного бібліотечного фонду, електронного довідково-бібліографічного апарату;

- Забезпечення доступу до всіх видів інформації усім учасникам навчально-виховного процесу.

Каталогізація бібліотечних записів однозначно полегшує роботу шкільного бібліотекаря. Найбільш відомою автоматизованою системою є АБІС.

АБІС (Автоматизовані бібліотечні інформаційні системи) — системи планування ресурсів підприємств для бібліотеки, які використовуються для відстеження бібліотечних фондів, від їх замовлення та придбання до видачі відвідувачам бібліотек.

АБІС пропонують виконувати та відстежувати:

1.  Придбання фондів (замовлення, виставлення рахунків та отримання).

2. Каталогізацію (класифікація та внесення до загального покажчик матеріалів).

3.  Звернення (надання відвідувачам матеріалів патронам та отримання їх назад).

4.  Періодику (відстеження журналів та газет).

Великі бібліотеки використовують АБІС, щоб замовляти і купувати, каталогізувати, розповсюджувати книги та інші фонди, резервувати матеріали і відслідковувати їх повернення. У той час, як невеликі бібліотеки найчастіше використовують деякі з цих можливостей.

Бібліотека ФМГ №17 використовує Електронний каталог бібліотеки (ЕКБ), розроблений методистом відділу інформаційних технологій Вінницького ОІПОПП Пойдою С.А. Електронний каталог бібліотеки містить спрощений набір функцій, що дозволяють систематизувати фонд бібліотеки, а також відслідковувати наявність/відсутність художньої та методичної літератури.

Електронний каталог – це каталог, занесений до комп’ютерної мережі, який працює у режимі реального часу та надається в розпорядження користувачів. Він розкриває склад та зміст друкованих, електронних, аудіовізуальних документів, забезпечує вільний доступ до інформаційних ресурсів бібліотеки та потрібен для реалізації багатоаспектного інформаційного пошуку. Електронний каталог об’єднує в собі функції алфавітного, систематичного та предметного каталогів.

ЕКБ спрощує роботу бібліотекаря, оскільки дозволяє контролювати рух книжкового фонду, швидко знайти необхідні видання.

ЕКБ створений у системі Microsoft Office Access [ekses]. База даних шкільної бібліотеки передбачає створення:

v           Електронного каталогу частини книжкового фонду.

v           Електронної картотеки газетно-журнальних статей.

v           Електронного каталогу підручників.

v           Електронний каталог науково-методичної літератури.

Електронний каталог шкільної бібліотеки звів до мінімуму ручні процеси бібліотечного працівника.

А) Електронний каталог основного фонду

Заздалегідь створений макет бази даних для бібліотек має такий вигляд:

   Заповнюємо чисті поля. З поля на поле переходимо користуючись кнопкою Tab.

·  Автор. Це поле є обов’язковим! Якщо автор книги не вказаний, то ми пишемо: колектив авторів, закони України, збірник творів, довідник тощо, вибираючи те, що нам підходить.

·  Назва. Повністю вказуємо назву книги з підзаголовком, якщо він є.

·  Інвентарний номер. Вказуємо інвентарний номер, під яким книга записана у інвентарній книзі.

·  ББК. Класифікуємо книгу згідно тієї системи бібліотечної класифікації, яка застосовується у бібліотеці, ББК або УДК.

·  Кількість. Вказуємо кількість примірників, що записана до інвентарної книги. Для літератури основного фонду це, звісно, 1 примірник.

·  Ціна. Вказуємо вартість видання, записуючи гривні та копійки через кому.

·  Рік видання. Вказуємо рік видання книги.

·  Ключові слова. Вказуємо одне або декілька ключових слів, що випливають із змісту книги і значно полегшують потім пошук необхідних видань.

·  Примітка. Це поле заповнюємо у випадку якщо книга списана, змінилась кількість примірників тощо, вказуючи номер акту, згідно якого відбулись зміни.

Після того як ми занесли до електронного каталогу одну книгу, переходимо  на чисту сторінку, клікнувши на ► , щоб занести дані наступної і т.д.

Після внесення до електронного каталогу бібліографічного апарату художньої книги база даних виглядає таким чином:

 

У більш компактному вигляді база даних може бути переглянута у полі Таблиці, де перелік літератури поданий за загальним списком у зростаючому порядку інвентарних номерів.

 

Програма також дає можливість переглянути базу даних у алфавітному порядку за прізвищем автора, виставивши у графі Avtor відповідну позицію «Розташувати у зростаючому порядку».

 

Б) Електронний каталог газетно-журнальних статей

 

 

 Клікнувши на ►* виходимо на чисті поля для заповнення бази даних. Заповнюємо чисті поля, з поля на поле переходимо користуючись кнопкою Tab.

·  Автор. Для тематичної картотеки газетно-журнальних статей це поле не є обов’язковим. Тобто якщо автор статті не вказаний, то ми пропускаємо це поле, переходячи до наступного.

·  Назва статті. Повністю вказуємо назву статті  з підзаголовком, якщо він є.

·   Джерело. Вказуємо видання, у якому вміщена стаття.

·   Галузь знань. Вказуємо, до якої галузі знань відноситься стаття.

·   Анотація. Вказуємо дуже короткий зміст статті.

Після того як ми занесли до електронного каталогу одну статтю, переходимо  на чисту сторінку, клікнувши на ► , щоб занести дані наступної і т.д. 

Перегляд бази даних газетно-журнальних статей у графі Таблиці має свої переваги. Розміщення назв статей, джерела або анотації у алфавітному порядку дозволяє одразу перевірити правильність оформлення бібліографічного запису, виявити помилки при введенні інформації до форм та відредагувати дані.

 

 

В) Електронний каталог підручників

Електронний каталог підручників також занесений до бази даних. Внесені позиції розміщуються у зростаючому порядку інвентарних номерів.

Якщо задати позицію Nazva у зростаючому порядку, то назви підручників вирівнюються у таблиці по класах. Таким чином, ми можемо оцінити стан наявності підручників у кожній паралелі класів.

 

Таким чином, за допомогою бази даних ми маємо можливість:    

- вести облік фонду літератури бібліотеки;

- реєструвати бібліографічні описи книжок, періодичних видань, підручників із можливістю друку каталожних карток;

- автоматизувати підготовку статистики та пошуку літератури, забезпечення навчального закладу підручниками;

- легко планувати видачу підручників при їх недостатній кількості;

- переглядати, що є наявним у фонді: за автором, назвою, за паралелями, за роком видання;

- складати звіт та проводити інвентаризацію;

- порахувати вартість фонду;

Створений каталог архівується та завантажується як файл Books.rar на сайт шкільної бібліотеки. Таким чином, користувачі бібліотеки гімназії в режимі он-лайн займаються пошуком художніх книг, підручників, методичної літератури у фонді гімназійної бібліотеки.